La face cachée des fins de mois : la jungle des fichiers Excel
SOMMAIRE
Cet article énonce 3 enjeux que vivent les groupes de Finance corporatives avec l'utilisation de fichiers Excel maisons pour la gestions des processus extra-comptables dans les organisations de taille intermédiaire et comment il est possible de les mitiger avec l'utilisation d'applications spécialisées.
Temps de lecture: 2 minutes 26 secondes
La fin de mois : un sprint répétitif et souvent chaotique
Dans les entreprises de taille intermédiaire, composées de 100 à 2000 employés et structurées en 5 à 15 départements, la clôture mensuelle reste un moment sous haute tension pour les équipes de Finance corporative. Ce stress découle d’un enchaînement de tâches critiques à accomplir dans un laps de temps court, avec des dépendances multiples entre équipes et outils. L’enjeu est double : produire des états financiers fiables rapidement, tout en respectant les délais d’analyse demandés par la direction. Cette pression régulière affecte non seulement la qualité de vie au travail, mais également la fiabilité des données diffusées. Il est donc crucial de repenser ces processus pour gagner en efficacité, réduire les risques d’erreurs, et surtout, libérer du temps pour l’analyse stratégique.
Enjeu #1 : L’absence de contrôle et de gouvernance des fichiers
Les fichiers Excel circulent entre collègues, sont stockés localement ou sur des partages non sécurisés, et évoluent sans documentation ni historique. En fin de mois, cela génère des pertes de temps, des erreurs difficiles à détecter, et une dépendance forte à la mémoire ou à la rigueur de quelques individus.
Pour mitiger ce risque, il est possible de mettre en place une plateforme centralisée permettant de structurer les processus tout en conservant Excel comme interface. Les fichiers ne sont plus indépendants, mais liés à une base gouvernée, avec des droits d’accès, un suivi des versions et une visibilité sur l’état d’avancement.
Enjeu #2 : La difficulté à collaborer efficacement entre départements
Les processus extra-comptables impliquent souvent des responsables RH, TI, ventes ou opérations, qui doivent transmettre des informations financières à intégrer dans la clôture. Le recours à des fichiers Excel séparés complexifie cette collaboration, multiplie les suivis manuels et allonge les délais.
Des solutions collaboratives intégrées permettent de définir des rôles utilisateurs, des échéanciers et des workflows dans un même environnement. Chacun saisit ses données dans des gabarits standardisés, accessibles via Excel, mais connectés à un système central qui automatise l’intégration et le suivi.
Enjeu #3 : Le manque de documentation et la dépendance sur des ressources clés
Le applications maisons sont souvent le résultat d'une initiative d'un collègue un peu bricoleur, peut-être compétent dans Excel, mais avec une la documentation inexistante, une manière d'utilisation particulière et nécessitant de nombreuses actions manuelles pour la faire fonctionner. Tous ces éléments induisent un risque de pérennité du processus si la ressource clé quitte l'organisation.
Pour mitiger cela, il est pertinent d’adopter une solution permettant non seulement de déployer facilement des applications spécialisées mais de conserver la connaissance et l'expertise du processus extra-comptable à même ces applications de manière à rendre leurs opérations indépendantes des ressources impliqués
Conclusion
Excel reste un outil incontournable pour la Finance, mais son usage maison et non gouverné fragilise la fiabilité des fins de mois. La solution de FP&A Swiftfinance permet de transformer ces fichiers en véritables applications professionnelles : intégrées au modèle analytique, sécurisées, gouvernées, mais toujours opérables directement dans Microsoft Excel. Une manière moderne d’allier flexibilité, rigueur et performance pour vos processus extra-comptables et d'assurer la pérennité de ces derniers.
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Risques de gérer les processus extra-comptables dans Excel