Devoir utiliser une approche Excel maison est un signal clair qu’il faut moderniser le processus
Risques de version et d’intégrité des données
Avec 25 fichiers Excel envoyés et modifiés en parallèle, le suivi des versions devient presque impossible. Des erreurs humaines ou des copier-coller mal faits peuvent corrompre les données, ralentir la consolidation et mener à des résultats incohérents. Chaque itération augmente le risque d’inexactitudes dans les prévisions.
Problèmes de sécurité et de confidentialité
Excel ne permet pas facilement de restreindre l’accès à certaines sections des données sans créer un fichier distinct pour chaque intervenant. Cela augmente la complexité de gestion et multiplie les fichiers circulant dans l’organisation. Le risque que quelqu’un accède à des informations sensibles (salaires, budgets confidentiels, etc.) est bien réel.
Difficultés de collaboration et manque de traçabilité
Coordonner les échanges entre 25 intervenants par courriels ou partages de fichiers multiplie les délais, rend le suivi difficile et empêche toute vision d’ensemble en temps réel. Il devient quasi impossible de savoir qui a modifié quoi et quand, ce qui nuit à la transparence et à la responsabilisation.
Consolidation manuelle laborieuse
À la fin du processus, l’équipe de finance doit souvent compiler manuellement les 25 fichiers pour en tirer une version consolidée. Cela prend un temps précieux, introduit des erreurs, et retarde l’analyse stratégique. Ce travail manuel détourne les analystes financiers de tâches à valeur ajoutée.
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On avait atteint la limite de ce qu’on pouvait faire avec Excel. L’ERP n’était pas assez souple pour supporter nos besoins de planification, et personnaliser le système coûtait trop cher.
Swiftfinance nous a permis de bâtir des applications spécialisées, comme la planification salariale et les CAPEX, directement dans Excel mais de manière sécurisée, gouvernée, et parfaitement intégrée à notre modèle financier centralisé
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Avec plus de 20 gestionnaires impliqués dans le processus budgétaire, c'était un cauchemar de tout gérer par Excel. Les versions se perdaient, les chiffres ne concordaient pas, et nous n'avions aucun contrôle sur qui modifiait quoi.
Grâce à Swiftfinance, chaque utilisateur accède uniquement à sa section, les validations sont automatisées, et la consolidation est instantanée. On a gagné en rigueur et en efficacité.
Comment Swiftfinance peut vous aider
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Une centralisation des données budgétaires
SwiftFinance offre un modèle financier centralisé qui permet de
permet de structurer et sécuriser toutes les données budgétaires saisies par les intervenants dans un environnement centralisé et sécurisé , éliminant ainsi le risque d'erreurs humaines relié aux opérations manuelles.
Le partage sans courriel de gabarits de saisie
SwiftFinance permet de partager des gabarits de saisie personnalisés et sécurisés aux intervenants du processus budgétaire, sans devoir passer par un fichier Excel dans Sharepoint ou de les envoyer par courriel.
La contrôle total des scénarios budgétaires
SwiftFinance permet de définir des versions additionnelles du budget, d'en gérer les droits d'écriture, les méthodes d'allocations, et les mesures où il est possible d'écrire pour assurer un contrôle complet sur les modalités d'utilisation du module d'écriture dans le modèle financier analytique centralisé.
Des applications pour des étapes clés du processus budgétaires
SwiftFinance offre des applications permettant d'opérer de manière centralisée et sécurisée des étapes budgétaires complexes comme la planification salariale, et qui sont adaptables au contexte et contraintes opérationnelles de votre organisation.
Une gouvernance centralisée permet d'assurer la conformité
SwiftFinance permet à chaque contributeur de travailler sur sa portion du budget directement dans Excel, avec une interface familière, tout en respectant la confidentialité grâce aux droits d’accès intégrés, ainsi que de conserver la trace historique de toutes les modifications apportées aux données qui ont été saisies dans les gabarits.
