Les pertes d'efficience peuvent être dues à des causes variées, cachées un peu partout dans les processus
SOMMAIRE
Cet article explique les 3 principales causes d'inefficacité dans la collaboration qui sont présentes lors de l'opération des processus financiers pour les entreprises de taille intermédiaire.
Nous explorons les trois causes principales qui impactent le plus les groupes de Finance corporative.
Temps de lecture: 2 minutes 53 secondes
Pourquoi la collaboration financière est souvent inefficace, et comment y remédier
Dans les entreprises comptant entre 100 et 2000 employés, réparties en multiples départements, la collaboration lors de l’opération des processus financiers (reporting, fin de mois, budgets…) est fréquemment source de frustrations, de retards et d’erreurs. Ces inefficacités ne sont pas simplement agaçantes : elles freinent la prise de décision, affaiblissent la rigueur financière et augmentent les risques opérationnels. Identifier et corriger les causes profondes de cette inefficacité est essentiel pour toute organisation qui cherche à évoluer, à gagner en agilité et à mieux piloter sa performance.
Cause #1 : L’absence d’un référentiel commun de données
La première source d’inefficacité réside dans le fait que chaque département travaille avec ses propres données, fichiers et hypothèses. Le reporting consolidé devient ainsi une course à la réconciliation, où les écarts sont découverts tardivement, souvent à la dernière minute. Cette situation provient du manque d’un système centralisé et accessible où tous peuvent collaborer en temps réel. Dans ces entreprises, les systèmes sources (ERP, CRM, paie…) sont rarement interconnectés, et les extractions manuelles vers Excel deviennent la norme.
Pour mitiger cette cause, il est essentiel d’instaurer un référentiel unique de données financières, alimenté automatiquement à partir des sources fiables. Une solution moderne permet de centraliser les données, d’en assurer la qualité et d’offrir à tous une base commune pour le travail collaboratif. Cela réduit les frictions, élimine les doublons et accélère le processus décisionnel.
Cause #2 : Une dépendance excessive aux fichiers Excel partagés
Excel est un outil puissant, mais mal adapté à la collaboration à grande échelle. Quand plusieurs utilisateurs travaillent sur des fichiers différents, les versions se multiplient, les formules se brisent, et les validations sont manuelles. Ce problème est exacerbé lorsque les processus sont complexes et impliquent plusieurs cycles de validation entre les départements. Dans ces entreprises, Excel est souvent préféré pour sa flexibilité, mais cette flexibilité se fait au prix de la rigueur et de la sécurité.
La solution passe par l’adoption d’un outil collaboratif structuré, qui permet d’intégrer la logique d’Excel (grilles, formules, scénarios) dans un environnement contrôlé. Les solutions modernes proposent une expérience familière mais avec des fonctionnalités de gouvernance, de contrôle des accès, de commentaires en contexte et d’historique des changements, éliminant ainsi les risques liés aux fichiers éparpillés.
Cause #3 : Un manque de rôles et de responsabilités clairement définis
Même avec les bons outils, une collaboration efficace dépend avant tout de processus bien définis. Trop souvent, les responsabilités sont floues : qui doit remplir quel budget ? Qui valide les hypothèses ? Qui consolide les résultats ? Cette confusion mène à des allers-retours inutiles, à des délais et à une surcharge pour les équipes financières. Ce manque de clarté est courant dans les entreprises en croissance, où les processus n’ont pas suivi l’évolution de la structure organisationnelle.
Pour y remédier, il faut mettre en place une gouvernance claire des processus financiers. Cela passe par la cartographie des étapes, la définition des rôles (contributeur, intervenant, approbateur) et l’automatisation des suivis. Une solution bien pensée permet de formaliser ces étapes avec des workflows intégrés, des notifications, des échéanciers et des tableaux de bord de suivi.
Conclusion
Les causes de l’inefficacité financière, données dispersées, fichiers non gouvernés, responsabilités floues, sont souvent invisibles, mais elles freinent considérablement la performance. Heureusement, elles peuvent être traitées de manière progressive avec les bons outils et un cadre structuré. La solution FP&A Swiftfinance a été conçue pour résoudre précisément ces défis. En centralisant les données, en remplaçant les fichiers partagés par des modules sécurisés et en structurant les processus, elle permet aux équipes Finance de gagner en efficacité, en transparence et en impact stratégique.
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Causes d'inefficacités dans les processus financiers