Vous êtes probablement à risque aujourd'hui sans même le savoir
SOMMAIRE
Cet article explique les principaux risques encourus par les groupes de Finance corporative lors de l'utilisation d'applications maison fabriquées avec Microsoft Excel pour l'opération de processus financiers.
Temps de lecture: 2 minutes 03 secondes
Pérennité menacée : Les risques cachés de l’utilisation d’Excel en Finance corporative
Dans les entreprises de 100 à 2000 employés, de nombreux groupes de Finance corporative appuient encore leurs processus critiques sur des applications maison en Microsoft Excel. Bien que cette approche soit rapide et flexible à court terme, elle génère des risques importants pour la pérennité des opérations : dépendance à des ressources clés, exposition aux brèches de sécurité et absence de documentation formelle. Ignorer ces risques peut mener à des interruptions majeures, des pertes de données sensibles ou même à des retards financiers aux conséquences sérieuses. Il devient donc essentiel de comprendre ces risques et de mettre en place des mesures concrètes pour protéger l’organisation.
Risque #1 : La dépendance excessive à une ou quelques ressources clés
Souvent, la conception et la maintenance des fichiers Excel complexes reposent sur un ou deux employés connaissant tous les détails. Si ces personnes quittent l’entreprise, tombent malades ou sont indisponibles, les processus financiers peuvent être gravement perturbés, car personne d'autre ne possède la maîtrise nécessaire pour les opérer efficacement.
Pour mitiger ce risque, les organisations doivent documenter formellement leurs processus, utiliser des outils collaboratifs et privilégier des solutions professionnelles qui structure et centralise les applications financières de façon durable.
Risque #2 : La vulnérabilité en matière de sécurité des données
Les fichiers Excel contenant des informations salariales, budgétaires ou fiscales sont souvent stockés localement, parfois sans cryptage, ni contrôle d’accès rigoureux. Cela expose l’entreprise à des risques de fuites de données ou d’accès non autorisés.
Pour répondre à cet enjeu, les entreprises doivent se tourner vers des plateformes qui offrent des niveaux de sécurité élevés, avec des accès sécurisés par rôle, un suivi des connexions et une gestion centralisée des données sensibles.
Risque #3 : L'absence de documentation et de standardisation
Dans beaucoup d'organisations, les règles métiers, les calculs et les méthodologies utilisées dans les fichiers Excel résident uniquement dans la tête des utilisateurs. Cela rend les audits internes difficiles, ralentit l’intégration de nouvelles recrues, et augmente la probabilité d’erreurs à mesure que les processus évoluent.
Pour pallier ce problème, il est crucial de structurer les processus dans des applications formelles, documentées et maintenues à jour avec des modules préconfigurés, gouvernés et adaptables aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
Conclusion
Les risques liés à la dépendance aux ressources clés, à la sécurité des données et au manque de documentation peuvent gravement affecter la continuité opérationnelle des groupes de Finance corporative. La solution FP&A Swiftfinance permet aux organisations de moderniser leur environnement en assurant la sécurisation, la gouvernance et la pérennité de leurs processus financiers critiques, tout en se libérant des contraintes et des dangers inhérents aux solutions Excel maison.
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Pérennité des processus financiers et applications maison en Excel